Ansvarsfulla inköp och antikorruption

Mimer hanterar stora inköpsvolymer och lyder under Lagen om offentlig upphandling (LOU). Vi har system och policys för att göra arbetet tydligt och transparent gällande Mimers uppförandekod, inköp, mutor och korruption.

På Mimer innebär ansvarfulla inköp att upphandling; sker enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU), sker affärsmässigt, bidrar till ekonomisk hushållning och främjar hållbar utveckling.

Var sker påverkan?

Vid varje inköpstillfälle och vid varje kontakt med leverantörer, kunder samt i utbildningen av vår personal och våra leverantörer.

Aktiviteter

Inköpsenheten ska på ett rättssäkert sätt säkerställa att Mimer har affärsmässiga avtal och inköpsförutsättningar som bidrar till att Mimer når de övergripande målen.

Samtliga upphandlingar följer vår Inköpspolicy samt våra Riktlinjer för inköp och upphandling. Syftet med riktlinjerna är att säkerställa att inköp utförs affärsmässigt, i enlighet med gällande lagstiftning, samt att de utförs med en för oss god och långsiktigt hållbar totalekonomi. För att minimera fel och säkerställa kvaliteten på upphandlingar inom Mimer arbetar inköpsenheten utifrån en framtagen inköpsprocess som syftar till ett enhetligt arbetssätt och effektivisering av upphandlingsarbetet.

Mimers upphandlingar innehåller alltid hållbarhetskrav som följs upp kontinuerligt under avtalstiden med leverantörer. Under 2020 har inköpsenheten utfört mer än 30 uppföljningar där hållbarhetskraven varit en central del av uppföljningen. Samtliga leverantörer uppfyllde ställda krav i avtalen.

Antikorruption och mutor

Arbetet med att motverka korruption är viktigt i alla företag men kanske i synnerhet för ett företag som Mimer med stora inköpsvolymer och många beställare inom bolaget. Den höga efterfrågan på bostäder ökar risken att potentiella eller befintliga hyresgäster otillbörligen vill påverka uthyrningsprocessen, för att kunna gå före i kön eller på annat sätt åtnjuta fördelar.

För att motverka detta finns tydliga styrdokument som mutpolicy, inköpspolicy, uthyrningspolicy och ett attestreglemente. Samtliga nyanställda genomgår en utbildning och årliga påminnelser går ut till alla anställda i form av korta digitala utbildningar, så kallade nano-utbildningar.

Uppföljning och stickprov tas regelbundet enligt en fastställd internkontrollplan som löpande redovisas för företagsledning och årligen för styrelsen.

Exempel på stickprov är att behörig personal attesterar inköp och fakturor, att ingen beställer från egen firma och att tilldelningsbeslut vid upphandling sker på affärsmässiga grunder.

Utöver detta görs kontroller och stickprov månatligen på att den som tilldelas lägenhet har högst köpoäng, att lägenhetsöverlåtelser sker korrekt samt i samtliga fall där uthyrning skett till anställd att denne varit högst köpoäng och att detta har dubbelgranskats före kontrakt.

Mimer har en anställd som på heltid arbetar med att motverka att hyresgäster genomför olovliga andrahandsuthyrningar. Under året har vi ”tagit tillbaka” 64 olovliga uthyrningar, lägenheter som sedan erbjudits till bostadskön.

Mimers uthyrningspolicy är transparent gentemot västeråsarna och bostadskön. Bostäder förmedlas enligt kötid och hur kötiden räknas är tydligt publicerat i Mimers kanaler. Vi har ett kontrollsystem med attest av flera personer när det gäller uthyrning till medarbetare eller medarbetares familj, som haft högst köpoäng vid intresseanmälan och som tackar ja till ett kontrakt. Under året har 1 420 lägenheter förmedlats.

En whistleblowerfunktion kommer att tas fram under 2021 utifrån ny lagstiftning.

Hur jobbade vi med ansvarsfulla inköp 2020?