Hållbar fastighetsförvaltning

Intäkterna ska öka och kostnaderna ska sänkas. Outnyttjat kapital ska minimeras i balansräkningen och organisationen ska arbeta smartare i företagets processer.

Var sker påverkan?

I de vardagliga besluten i förvaltningen. I mötet med hyresgästerna. Vid hyresförhandlingar med Hyresgästföreningen. Vid beslut om nyproduktionsprojekt som bidrar till att höja resultatet. Vid beslut om att ta betalt för våra produkter och tjänster.

Aktiviteter

Kundnöjdhet

Att ha nöjda kunder är den viktigaste parametern på lång sikt. Naturligtvis måste detta göras i förhållande till andra mål och mätetal, som en sund ekonomi och ett välskött fastighetsbestånd. Men ett av Mimers övergripande mål är att få högsta betyg av våra hyresgäster, detta i jämförelse med övriga bostadsföretag i samma storlek i Sverige. Vi mäter detta löpande under året genom vår kundundersökning. Detta är ett av våra viktigaste verktyg för att förbättra vår verksamhet.

2020 har varit ett år där coronapandemin tydligt påverkat vårt kundresultat, vi har tagit ett antal beslut för att minska smittspridning, vilket tydligt har påverkat vår servicegrad mot hyresgästen. Detta har synts i nästan alla frågeställningar.

Målet för 2020 var att tilldelas pris för högst kundnöjdhet jämför med bostadsföretag i samma storlek vilket 2019 innebar 85,1 % i serviceindex. Under året fokuserade vi framför allt på det kunderna framhåller som viktigt och de områden där vi fick lägre betyg. Fokus låg på parametrarna ”Rent och Snyggt” och ”Trygghet”.

De aktiviteter vi genomförde är främst förbättringar i tvättstugor och miljöbodar samt trygghetsskapande åtgärder på gårdar genom ronderingar. Inom service till hyresgästerna är vårt betyg högre än 90 % och det betyget har vi behållit under året trots stora åtgärder. Målet är satt i relation till andra bostadsbolag, men deras siffror för 2020 är ännu inte kända. Serviceindex för 2020 landade på 82,5% men med en tydlig trend uppåt sista månaderna av 2020.

Så jobbar vi med förbättringar med hjälp av kundundersökning

Tillsammans med våra hyresgäster utvecklar vi våra bostadsområden. Ett viktigt verktyg i det arbetet är vår kundenkät. I enkäten frågar vi hur de upplever boendet och miljön runtomkring samt vad de tycker om vår service. Vi gör mätningar löpande under året och jobbar med resultatet varje månad för att förbättra vår verksamhet. Resultatet på kundenkäten ligger till grund för vår verksamhetsplanering.

Underhåll och reparationer

För att skapa ett hållbart långsiktigt fastighetsbestånd så har ett omfattande arbete med att ta fram en behovsanpassad långsiktig underhållsplan slutförts. Prioriteringen av åtgärder har tagit hänsyn till fastigheternas skick och kvalitet, möjliga energibesparingar, kundernas önskemål samt den långsiktiga affärsmässigheten. Arbetet har utmynnat i en långsiktig ombyggnadsplan och ett underlag för övrigt planerat underhåll.

Under 2020 har vi förfinat vår process ytterligare kring planerat underhåll. Det har exempelvis resulterat i att vi blivit bättre på att informera våra hyresgäster om vårt underhåll.

Även arbetet med våra ombyggnationer har justerats genom en ny organisation som tydliggjort vårt täta samarbete med hyresgästerna och Hyresgästföreningen i ombyggnationer.

Under 2020 genomfördes vårt planerade underhåll enligt plan. Gällande de större åtgärderna i form av ombyggnation har projekt avslutats och påbörjats och beslut för framtiden tagits enligt plan.

Effektiva förvaltningsprocesser

Tidigare år har antalet serviceanmälningar varit högre per lägenhet än för jämförbara bolag. Under 2020 har vi effektiviserat hela kedjan för att hantera inkommen serviceanmälan. Men vi har också tydliggjort vad hyresgästerna borde kunna utföra själva samt informerat om hur hyresgästen kan hantera det uppkomna felet själv.

Detta arbete har varit väldigt framgångsrikt, Mimer har under 2020 haft ca 40 000 registrerade serviceanmälningar mot ca 50 000 året innan. Våra hyresgäster är nöjda med hur vi hanterar dessa; 91,4 % är nöjda vid anmälan och 84,6 % är nöjd med utförandet. De minskade serviceanmälningarna har även gjort att vi kunnat genomföra fler arbeten i egen regi vilket gjort att kostnaderna för köpta tjänster minskat.

Ombyggnation

Under året har 98 bostäder med tillhörande ytor färdigställts i Kvarteret Josef, centrum. Projektet har genomförts i en totalrenovering, det vill säga att alla delar som fasader, fönster, badrum, kök, ytskikt och installationer har åtgärdats. Även innergården har rustats upp.

Den stora utmaningen har varit att genomföra renoveringen gällande miljö och energi då Kvarteret Josef har ett kulturhistoriskt värde med stor bevarandegrad. Investeringen för projektet var 131 Mkr och utfallet 142 Mkr. Energiförbrukningen beräknas minska med
20 %.

I ombyggnadsprojekten läggs stor vikt på minskad energi- och miljöpåverkan, allt i linje med vårt miljö- och energiledningssystem. Tillsammans med Hyresgästföreningen använder vi oss av en boendedialogmodell för arbetet före, under och efter ombyggnation.

Första etappen i ombyggnationen av 146 radhus på bostadsområdet Gryta inleddes under året. I projektet har vi även byggt om tidigare tvättstugor till 7 lägenheter, ett hållbart alternativ till nyproduktion och en möjlighet för fler hyresgäster att minska sin boendeyta vid behov.

Hur vi använder kundenkäten för att utveckla vår verksamhet