Våra exempel – Utveckla värdeskapande processer

Ett företags samlade processer beskriver en verksamhet utifrån ett helhetsperspektiv. I processbeskrivningarna finns det unika i det företaget gör, dokumenterat på olika sätt.

Mimers processkarta visar våra prioriterade processer som är hämtade från vår affärsplan. Systematiken i det vi gör säkerställs genom PDCA, Plan-Do-Check-Act. Till exempel har vi en tydlig process för verksamhetens planering och processen för interna revisioner för uppföljning av verksamheten.

Ungefär 30 % av våra medarbetare deltar i processteam eller som vi nu kallar dem, förbättringsteam. När vi väl beslutat hur vi ska jobba så handlar det sedan om att hänga med och anpassa utifrån det som händer så att vi ständigt förbättrar vår verksamhet. Av följande anledningar dokumenterar vi arbetssätten i processer:

• Behålla kompetens. När någon slutar ska inte kompetensen försvinna med ut genom dörren. Vi vill säkerställa att kompetensen tillhör företaget. 

• Besluta vad som är det bästa och därmed gällande arbetssättet. Vi vill alltid göra vårt bästa, på det bästa sättet. Genom att vi dokumenterar och praktiserar hur saker ska gå till så säkerställer vi att alla gör lika. Kommer någon på ett bättre sätt att göra något på, så utreds det och ersätter gällande arbetssätt.

• Uppfylla lagstiftning. Den tredje anledningen till att vi dokumenterar våra processer är för att uppfylla lagkrav. Där det finns lagkrav ska det finnas tydliga arbetssätt och strukturer för att säkerställa lagefterlevnad.

Här vill vi lyfta ett exempel:

Processen Lyckad inflytt

Det är mycket viktigt för oss att våra hyresgäster får en bra start i sitt nya boende.  Många av våra medarbetare och funktioner är inblandade vid just inflytt. Några exempel på funktioner som är involverade i processen är Uthyrning, Besiktning och kvartersvärdens inflyttningsbesök. Totalt har vi sex olika processer som går i varandra i ”Lyckad inflytt”. Genom att vi har visualiserat dessa processer och samkört dem kan vi tydligt se samband och kan utveckla med kunden i centrum.

Vill du läsa mer om hur vi gjort kan du läsa kapitel 4 i vår verksamhetsbeskrivning

Verksamhetsbeskrivning SIQ Managementmodell (PDF)

Processledarna berättar om processarbetet

Anna Lundberg, processledare Serviceanmälan och Magdalena Fager Lindgren, processledare kompetensprocessen, berättar om deras roller i processarbetet och vad som krävs för att få starka processer.